Общие рекомендации участникам совещания

Быть уверенными в том, что участие в данном совещании в целом или в частности крайне необходима.

Уметь правильно оценить личный вклад в успешность проведения совещания. Участники совещания должны создать единую рабочую группу, основной частью которой является анализ проблем работы организации, осуществление которого не входит в компетенцию каждого участника в отдельности. Групповая работа должна обеспечить выявление предложений, достижения которых в индивидуальном порядке невозможно.

Умение слушать и анализировать на совещании - это самые важные и необходимые качества, которые требуют постоянного совершенствования.

На совещании должна говорить не один человек. Высказывать свою точку зрения надо как можно четче и лаконичнише. Прерывать докладчика нельзя. Слово для дополнения высказанного мнения дается поочередно.

Участникам совещания следует делать во время обсуждения заметки.

Участники совещания должны привлечь к процессу разработки решения и менее активных членов, чтобы дать всем присутствующим возможность для самовыражения. Это одна из предпосылок хорошего и результативного сотрудничества. От положительного решения какой-либо рабочей проблемы зависит удовлетворение запросов и потребностей каждого отдельного работника. Постарайтесь найти и понять эти связи.

Во время принятия решения и в процессе анализа проблем ни один участник совещания не должен пытаться навязать другим мнение, которое опирается на официальную позицию руководства. Подавление мнения других ведет к потере важной информации.

В каждом выступлении должна быть минимум одна ведущая идея (или предложение). Каждый доклад должен завершаться кратким выводом, который обращает внимание на главное.

Знайте, что эффективность каждого совещания зависит от эффективности подготовки и от уровня проведения совещания.

Таким образом, совещание при условии соответствующего уровня подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, потому что в основе принятых решений с различными проблемами и вопросами лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.