Рекомендации для докладчика

К любому выступлению необходимо тщательно готовиться. За рубежом любят говорить, что один известный государственный деятель на вопрос о том, сколько часов ему потребуется на подготовку к очередному выступлению на телевидении, отвечал: «Если я должен говорить всего десять минут, то на подготовку мне потребуется неделя. Если в моем распоряжении будет один час, то мне нужно два дня. Если же время моего выступления не ограничен, то я могу начать хоть сейчас ».

Докладчикам необходимо помнить о рациональность своего сообщения, о том, что наибольшее значение для привлечения внимания аудитории имеют первые 3 минуты выступления. Если ничего нового и интересного в настоящее время не сообщается, внимание слушателей слабеет и может вполне угаснуть. Особенно привлекает внимание неизвестная ранее информация, если она касается актуальной темы и не выходит за рамки доступного, факты деятельности хорошо известной всей аудитории лица, проблемные ситуации и аргументация «за» и «против», а также мнения и факты, дающие участникам сборов или совещания возможность сделать личный вклад в общее дело. Уместными иногда бывают и небольшие юмористические отступления.

Оратор должен помнить, что в случае изложения доклада по памяти или из зрительной опорой на текст Усвояемость достигает 95%, а во время чтения - лишь 35%. В процессе выступления необходимо учитывать также и то, что половина взрослых людей плохо улавливает смысл произнесенной фразы, если она содержит более 13 слов. Если фраза продолжается без паузы более 5,5 секунды, восприятие тоже ухудшается. Около 1 / 3 взрослых забывают начало фразы, если без паузы произносят 14 слов. Во время слушания высказываний, состоящих из 18 и более слов, уровень восприятия аудитории снижается на 15%.

Схема доклада на производственные темы, которая успешно применяется на практике: суть проблемы как разница между желаемым состоянием и имеющимися достижениями; место и значение проблемы (задачи) для развития предприятия, организации, отрасли народного хозяйства; ожидаемые затруднения и возможные пути их преодоления с учетом ошибок прошлого; факты, способствующие решению проблемы на основе имеющихся достижений; важнейшие направления, на которых следует сосредоточить усилия и инициативу коллектива.

Существует три средства воздействия на слушателей во время вступления: лингвистический (языковой), паралингвистичний (интонацийний, кинетический (жесты, мимика). Думают, что «музыка» языка определяется на 10% словом, на 35% - интонацией, на 55% - мимики и жестами. Конечно, определяющим является и содержание. Во время выступления необходимо умело пользоваться паузами, по времени они должны составлять 10-20% выступления. Виды пауз: люфт-пауза (для вдоха); драматическая (подчеркнутое молчание); грамматическая (на разделительных знаках); мобилизационные (добавить важности уведомлению); педагогическая (для усвоения и осмислювання сказанного).

Внешний вид. Надо помнить о аккуратность, отказаться от слишком заметных вещей и правильно держаться.

Необходимо учитывать социально-демографические и профессиональные способности аудитории, уровень образования. Публика с высоким уровнем образования особенно требовательна к таким элементов выступления, как глубина анализа, логическая стройность речи.

Следует принимать во внимание и количественный состав аудитории. В небольшой группе слушателей наиболее эффективным будет рационально построенный выступление. Здесь можно контролировать реакцию аудитории, оценивать ее отношение к изложенных фактов и на этой основе выстраивать убедительный цепочку доказательств своей мысли. В большом зале труднее управлять аудиторией, здесь нельзя надеяться только на логику выступления. Необходимо апеллировать к чувствам слушателей. В этой ситуации докладчик должен быть источником эмоционального заряда, целенаправленно формировать себе настроение аудитории.

Оратора необходимо грамотно использовать психологические приемы речевого воздействия: нешаблоннисть, оригинальность начала выступления, свободную манеру повествования, небольшие паузы, постановку вопроса перед аудиторией в начале изложения особенно важных частей выступления, отступление от основной мысли для разрядки участников, стремление к простоте изложения.

Надо помнить, что ошибки в изложении фактов слушатели не прощают. Участники больших сборов, совещаний, как правило, ничего не записывают, а запоминают не более 5-8 цифр, если докладчик выделяет их интонацией или повторяет. Если много цифр - надо использовать таблицы, графики и т.д. Доклад на 30 минут должна иметь не более 20 цифр.

Каждый докладчик всегда должен рассчитывать на то, что его будут перебивать. В любом случае не следует, однако, позволять выводить себя из равновесия. Однозначных рецептов, как лучше вести себя в такой ситуации нет, но некоторые из предлагаемых далее десяти советов могут помочь всем найти выход из нее. Ответить так, чтобы поставить запитувача в безвыходное положение. Лучше всего, конечно, дать отпор, особенно если замечания обидное. Известно, что Уинстон Черчилль в своих выступлений сознательно готовил фразу, которую использовал, когда его прерывали. Можно, например, удивить противника, коротко ответив: «Большое спасибо», после чего продолжать выступление. Противник почти наверняка задумается.

Повторить вопрос или отрицательное замечание, будто пидносячы его слушателям для оценки. Этот прием хорош, когда есть уверенность в благосклонно отношении других слушателей. Следует выбрать для ответа тому из присутствующих, с каким является зрительный контакт и замечено, что он одобрительно кивает головой. Очень вероятно, что он встанет на вашу сторону.

Стоит попросить повторить замечания. Неплохой прием, если позволяет время. Заставить противника повторить не все, а отдельные формулировки. Результат будет потрясающим, поскольку трудно повторить замечания быстро и точно или его обосновать.

Можно спросить точные данные. Это хороший прием для того, чтобы выиграть время для ответа. Если замечания конструктивное, нужно поблагодарить и выразить одобрение диловитости.

Использовать слова «да, но ...». Избегайте длинных выводов и диалогов. Отвечайте коротко, используя фразу «да, но ...». Однако не следует произносить слово «да», лучше прибегать к похожих формулировок, например, к следующему: «Согласен с вами, но вместе с тем следует учесть, что ...».

Провокационный замечания нейтрализовать, говоря: «Я предвидел такой вопрос, однако уверен, что будет лучше и интереснее для всех присутствующих, если я продолжу свое выступление». Следует четко указать, что, смотря на других слушателей, не стоит вести частные беседы. Если возможно, предложите тому, кто вас прервал, поговорить после совещания один на один. Это формирует благоприятную атмосферу.

Применять диалектическое приемы. Если, конечно, возможно, следует обратить внимание на важность ситуации или важные ценности, сказать, что сейчас не время уделять внимание мелочам.

Обратиться с вопросом к присутствующим. Если замечания неэтично, вытекает вопрос: а как бы человек сама вела себя в такой ситуации? Этот прием влияет не столько на противника, сколько на других присутствующих.

Можно попросить запитувача подождать, спокойно пообещав, что именно эту тему будет возбуждено дальше. Но не нужно потом об этом «забывать». Умение развернуть эту мысль будет говорить о докладчика с хорошей стороны.

Следует избегать высказываний вроде «не мешайте, я вас предупреждаю». Лучше всего сказать: «Спасибо за вопрос». И еще один совет. Ответив, не нужно продолжать смотреть тому, кто спрашивал, в глаза. Сразу после ответа нужно обратить внимание на других слушателей. Иначе эта же человек снова начнет перебивать. Отвечая, не нужно нарушать границы вежливости и времени.